Neste artigo, selecionamos apps e softwares úteis, para facilitar gestão do trabalho de equipes externas e diminuir barreiras trazidas pela distância.
Manter o fluxo de comunicação saudável com colaboradores, quando eles passam a maior parte do dia atuando em clientes ou em modelo home office, pode ser um desafio.
A tecnologia é a principal aliada das organizações para alcançar o propósito de criar times vencedores à distância. Hoje temos à disposição diversas soluções que aproximam pessoas e deixam o trabalho mais ágil e conectado.
Comunicação para equipes externas
Gerir equipes externas exige a criação de estratégias de comunicação, pois a distância física pode dificultar o fluxo de informações, por isso é necessário ter objetivos bem traçados e mantê-los sempre como foco do trabalho.
Os gestores e colaboradores precisam manter a trocas, de maneira que todos saibam o que está sendo realizado individualmente e na equipe como um todo. É importante também que as metas traçadas estejam traduzidas em ações diárias, prioridades sejam bem estabelecidas e pontos de dificuldades na execução sejam solucionados, assim a trajetória pode ser corrigida rapidamente sempre que necessário.
A chave principal para times ganhadores é manter o foco em comunicar, de forma que a distância não interfira no progresso do trabalho e a equipe se mantenha integrada e unida.
A tecnologia proporciona apps e softwares muito úteis para aproximar pessoas, fazendo com que o trabalho à distância seja melhor estruturado e a sua execução seja facilitada. Vamos falar sobre algumas ferramentas e como elas auxiliam nas tarefas externas do dia a dia.
Apps e softwares
Tendo em mente que o fluxo de comunicação é o que possibilita estes modelos de trabalho, permitir o fácil acesso à informação é o objetivo principal das soluções tecnológicas que citaremos a seguir, elas ajudam a diminuir ruídos e fortalecem vínculos das relações de trabalho, confira:
1 – Softwares de agenda online
Uma ferramenta como o Google Agenda é essencial para garantir o bom andamento das rotinas de trabalho, com ela os membros da equipe podem se guiar e entender quais são os compromissos do seu dia e também dos colegas.
Ao criar um padrão de no título, com o assunto da reunião, e nome de clientes envolvidos, fica mais fácil para todos identificarem qual o objetivo do evento e entender o que será abordado naquele momento.
Para equipes de vendas que atuam em diversos pontos, o acesso ao calendário é importante por ajudar a identificar até mesmo o local em que o colaborador estará visitando, ajudando gestores e o resto da equipe a controlar rotas e a distância.
2 – Ferramentas de vídeo chamada
Estas soluções de softwares e apps são importantes tanto no modelo de trabalho home office quanto para quem atua pessoalmente em clientes. Estas conferências possibilitam que as reuniões aconteçam em qualquer lugar de maneira online, utilizando um computador ou celular.
Equipes em home office utilizam as ferramentas Google Meet, Microsoft Teams e Zoom como principal ponto de contato com gestores, colegas de trabalho, clientes e stakeholders em geral. Foi a evolução destas ferramentas que possibilitou este novo formato de trabalho à distância.
Equipes que atuam em diversos clientes também podem utilizar estas ferramentas, pois como estão fora do ambiente de trabalho, videoconferências acabam sendo a maneira facilitada de participar de reuniões internas da empresa. Uma outra ferramenta importante, neste caso, é o WhatsApp que tem a função de chamadas de áudio ou vídeo.
3 – Apps de chats corporativos
Estes softwares permitem uma comunicação ágil e direta, facilitando a troca de informações em conversas rápidas. Ferramentas como o Google Chat ou o Slack, possibilitam a criação de grupos, por equipe, área ou assunto. Essas subdivisões deixam a compreensão de mensagens ainda mais simples.
Algumas equipes utilizam também o WhatsApp como meio de comunicação, especialmente quando o computador é uma ferramenta de trabalho secundária e o colaborador utiliza o smartphone com maior frequência.
Chats são ferramentas necessárias para manter a comunicação alinhada no dia a dia por facilitar trocas rápidas que fazem a diferença quando não se está lidando com o time pessoalmente.
4 – Plataformas de gerenciamento de Projetos
São plataformas que permitem o planejamento, criação e execução de projetos totalmente online, com elas é possível transformar grandes entregas em ações diárias menores, dividindo por atividades, com prazos estabelecidos e controle de tarefas.
Softwares como Asana, Trello e Jira aproximam a comunicação entre equipes, pois mostram de maneira clara qual o foco a ser atingido, em que momento o projeto se encontra, o que falta ser realizado.
É um importante vínculo criado que pode inclusive fortalecer o sentimento de time, por propiciar a visão de que o trabalho realizado individualmente é crucial para um atingimento de objetivo maior. Cada colaborador tem responsabilidade e méritos nas suas entregas.
5 – App SenseData
Para clientes da SenseData o aplicativo mobile é outra ferramenta que facilita as rotinas diárias, trazendo mais independência e informação para todo o time, especialmente quando atuam alocados em clientes, e precisam de dados rapidamente sem depender de um computador.
Com apenas dois cliques é possível utilizar as principais funções da ferramenta, identificar que atividades precisam ser realizadas, adicionar novas tarefas, acessar dados de clientes e obter análises.
O app também é um grande aliado de gestores, de todos os tipos de equipe, pois os indicadores estão na palma da mão, significando acesso rápido aos resultados de clientes individuais, relatórios globais da carteira e controle do andamento de ações e proporcionando maior suporte para sua tomada de decisões.
Se você é nosso cliente, pode baixar o app diretamente no Google Play ou App Store.
Bônus: 6 – Plataformas educacionais
Para formar times de sucesso é necessário tem em mente que a capacitação é algo constante. Treinamentos internos podem ser ministrados pela própria empresa, utilizando ferramentas de reunião por vídeo que citamos acima.
Além disso, hoje temos diversas plataformas educacionais online que são referência de ensino profissional. É importante criar uma curadoria de cursos relevantes, incentivar indicações de materiais e prestar auxílio financeiro como benefício educacional para colaboradores.
Plataformas educacionais podem ser grandes aliadas da gestão de recursos humanos pois elas realizam estudos e se estruturam com técnicas para propiciar que o conhecimento seja passado de forma direta e compreensiva.
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Analista de marketing na SenseData, com experiência no mercado de Customer Success. Escreve conteúdos que ajudam na adoção de estratégias com foco no cliente.
